Специалист по организации мероприятий – это профессионал, отвечающий за проведение различных событий.

На планете представлено огромное разнообразие профессий. О некоторых из них мы располагаем обширными сведениями, о других — меньше информации, а о третьих — практически ничего. Это особенно характерно для тех вакансиям, они пользуются высоким спросом и соответствуют современным тенденциям. Мы будем рассказывать о таких профессиях и о том, чем конкретно занимаются специалисты, работающие на этих позициях. Начнем с event-менеджеров.

Посещая какое-либо событие, будь то конференция, концерт или выставка, мы редко представляем, какой объем работы необходим для его подготовки и организации. Наше внимание привлекает лишь презентабельная внешняя сторона, но мы не знаем, сколько людей трудились над ней, разрабатывая идею, ведя переговоры с партнерами и исполнителями, создавая сценарии, находя и согласовывая выступления музыкантов, актеров и других участников (в зависимости от формата мероприятия). И сколько из них сейчас находятся за кулисами или в служебных помещениях, постоянно на связи, испытывая волнение и делая все возможное, чтобы мы, как зрители, остались довольны.

Представителей этой непростой профессии, специалистов, которым необходимо проявлять максимальную вовлеченность и сохранять спокойствие в сложных ситуациях, называют event-менеджерами.

Термин «event» имеет английское происхождение и означает «событие», а event-менеджер – это специалист, отвечающий за организацию различных мероприятий.

Важность данного специалиста сложно переоценить, поскольку он не только обеспечивает успешное проведение мероприятий, которые, несмотря на свою привычность, требуют тщательной подготовки, но и способствует созданию благоприятного имиджа заказчика – будь то компания, группа людей или частное лицо, выступившее инициатором события. В истории event-менеджмента можно найти множество примеров эффективного использования специальных мероприятий для формирования и поддержания положительного имиджа. Например, в 2001 году на Воробьевых горах прошло соревнование по сноуборду, мероприятие, организованное агентством «BrandNew-Momentum» по заказу компании «Nokia», привлекло более 30 тысяч посетителей. Наибольшим интересом пользовалась «территория «Nokia», где посетители могли узнать о модельном ряде телефонов компании и получить консультации от специалистов.

Специалисты по организации мероприятий работают как в специализированных агентствах, так и в составе крупных компаний. Согласно статистическим данным, эта профессия привлекает женщин гораздо больше, чем мужчин. Если вы рассматриваете возможность смены деятельности или просто хотите узнать больше о людях, которые организуют специальные мероприятия, то информация, представленная ниже, будет вам полезна.

Что входит в обязанности event-менеджера

Сотрудник, занимающийся организацией, согласованием и проведением мероприятий, должен понимать, что его функциональные обязанности могут быть весьма разнообразными. Все они реализуемы, однако для этого необходимы внимательность и способность работать в установленные сроки.

event-менеджер должен обладать способностью устанавливать контакт с любым клиентом, вне зависимости от того, насколько сложным кажется его характер. Это необходимо для разработки плана проведения мероприятий в сотрудничестве с заказчиком.

сотрудник занимается поиском подходящих площадок для проведения мероприятий, поддерживает связь с их участниками и осуществляет поиск необходимого оборудования.

специалист должен располагать заранее подготовленными программами для решения разнообразных корпоративных мероприятий, их можно предложить, когда требуется оперативно подготовить мероприятие, не включенное в первоначальный план. Подобные решения обычно разрабатываются в процессе работы у каждого специалиста по организации мероприятий.

Определение бюджета и последующий мониторинг затрат являются одними из важнейших функций специалиста по организации мероприятий.

в перечень обязанностей специалиста по организации мероприятий входит умение определять бюджет. Event-менеджер отвечает за формирование сметы и последующий контроль за всеми затратами – это одна из его важнейших задач.

следить за соблюдением условий контракта с подрядчиками, участвующими в организации мероприятия, является важной задачей специалиста.

event-менеджер должен обладать навыками оценки результативности проведенных мероприятий. Это позволяет определить, достигнута ли цель, установленная заказчиком, например, увеличение объемов продаж.

Какими качествами должен обладать event-менеджер

Существует ряд требований к специалистам, но они все вполне оправданы, поскольку результативность работы event-менеджера во многом определяется его личными качествами.

для эффективной работы организатору мероприятий необходимо обладать хорошими коммуникативными навыками и располагать к себе людей. Именно это качество определяет его обязанность находить общий язык с каждым клиентом.

Сотрудник, отвечающий за организацию мероприятий, должен обладать способностью к многозадачности, то есть уметь вести работу над разными проектами параллельно.

способность сохранять спокойствие и оперативно адаптироваться к изменениям – одно из ключевых требований к event-менеджерам. Специалисты в этой сфере нередко работают в условиях цейтнота, задерживаются на работе допоздна и вынуждены решать множество задач в оперативном порядке.

для event-менеджера важна и креативность: часто специалистам необходимо самостоятельно разрабатывать сценарии и придумывать идеи для развлекательных мероприятий.

event-менеджер должен обладать способностью к многозадачности, то есть успешно справляться с одновременной работой над различными проектами.

специалисту пригодится знание математики, которое позволит ему грамотно рассчитывать бюджеты для реализации различных проектов.

О какой профессии вам было бы интересно узнать подробнее?