Интересуетесь тем, как высвободить необходимое количество времени и составить собственную историю успеха – историю о возвращении потерянного времени? Ознакомьтесь с 10 несложными рекомендациями, которые применяют успешные управленцы во всем мире
Помнишь «Сказку о потерянном времени», написанную Шварцем? Ее героями были дети, которые не осознавали ценность времени и тратили его на прыгалки-скакалки, поездки на подножке трамвая и прочие шалости. Этим-то и не преминули воспользоваться злые волшебники, украв все потерянные часы юных бездельников и тем самым вернув себе молодость, а детишек наградив морщинами и сединами. Разумеется, эта сказка не про тебя. Ведь твое время расписано по минутам, а ежедневник под завязку исписан срочными делами и текущими обязанностями. Но вот незадача — времени категорически не хватает!
Интересуетесь тем, как получить достаточно времени и построить свою собственную историю успеха – историю о возвращении утраченного времени? Ознакомьтесь с 10 несложными принципами, которые применяют лучшие управленцы во всем мире.
Вечер утра мудренее
Первый секрет управления временем и продуктивного планирования заключается в составлении списка задач на следующий день в конце текущего рабочего дня, а также в планировании недели не в понедельник утром, а в пятницу вечером. Многие руководители высшего звена используют данный подход успешные руководители. Полагаю, разъяснять причины не требуется. Вспомните, сколько времени и чашек ароматного кофе вам необходимо каждое утро, чтобы прийти в себя, обрести ясность мысли, хорошую память и готовность к действиям. Сколько ценных минут уходит на бесцельное блуждание по онлайн-сообществам и удаление нежелательных писем? Именно поэтому! Завершение рабочего дня идеально подходит для подведения результатов, похвалы себе за успешно выполненные задачи и планирования предстоящего дня. Пока вы сохраняете ясность ума и можете спокойно и без спешки заполнить страницы ежедневника.
Задача номер один
При составлении списка дел на день или неделю выдели задачи, относящиеся к работе, учебе и домашним обязанностям. Затем определи приоритеты, оценив каждое дело по степени важности и срочности. Например, написание курсовой работы по экономике – дело важное, но его выполнение может быть отложено на несколько недель. Однако тест по английскому, запланированный на пятницу, не предусматривает переноса – поэтому используй оставшиеся два дня для изучения согласования времен и запоминания неправильных глаголов. Или если и тест по иностранному, и подготовка проекта требуют от тебя одинаковой срочности, но что для тебя важнее – проявить творческий потенциал, продемонстрировав себя как человека с креативным мышлением и добиться успеха в карьере или получить оценку от репетитора? Поэтому распредели задачи по степени важности – и приступай к их выполнению!
Начни следующий день с первого задания и не отвлекайся на другие дела, пока не завершишь его. Затем переходи к задаче под следующим номером и так далее. Не стоит беспокоиться, если не удастся выполнить все запланированные обязанности. Гораздо важнее то, что ты справилась с самыми приоритетными. Ведь второй секрет эффективного управления временем заключается не в количестве выполненных дел за день, а в успешном решении наиболее значимых задач, выделив их из числа менее важных и срочных.
Не откладывай на завтра то, что уже отложила на сегодня
Замедление темпа – основной враг продуктивного использования времени. Бенджамин Франклин отмечал, что ценность сегодняшнего дня вдвое превышает ценность завтрашнего. Это связано с тем, что плоды труда видны немедленно, а отложенные на будущее дела будут вызывать чувство вины и тревогу о предстоящей работе. Поэтому третье правило эффективного управления временем повторяет известную поговорку: «Не стоит переносить на завтра то, что можно выполнить сегодня».
Не имеет значения, почему ты избегаешь выполнения задачи уже несколько дней подряд. Возможно, её успешное завершение связано с общением с людьми, которые тебе не нравятся, и ты стремишься отложить этот неприятный момент, или же само дело не вызывает у тебя интереса. В любом случае, затягивание подобно смерти. Смерти твоего ценного времени и угрызениям совести из-за постоянно откладываемой задачи. Найди в себе силы и заверши это затруднение окончательно! Отклони невыгодное предложение, договорись с непростым клиентом, посети больную бабушку – и высвободи значительное количество времени для завтрашнего дня! А если ты не в состоянии или принципиально не желаешь справиться с этим самостоятельно, передай это другому.
Делегируй это!
Выражение «делегирование полномочий» появилось благодаря постоянно занятым менеджерам. Однако метод передачи своих обязанностей другому человеку известен нам всем с детства. Вспоминаются ли тебе случаи, когда ты сбегала на встречу с одноклассником и просила младшую сестру убраться, взамен обещая написать сочинение о честолюбивых мечтах Андрея Болконского? Или, например, когда в период сессии ты заваливалась учебниками, чтобы создать видимость напряженной умственной работы, перекладывая заботы о стирке, глажке и приготовлении обеда на маму? Подобная ситуация и есть делегирование, которое является основой еще одного правила экономии времени – №4.
Этот подход позволяет делегировать часть задач, чтобы высвободить время для работы, которую можешь выполнять только ты. Например, твоя дочь, возможно, не справится с выпечкой пирожков с мясом, но она вполне может протереть пыль и привести в порядок ванную комнату, пока ты готовишь ужин. Брату можно доверить поиск информации для реферата в сети, и так далее. Мы постоянно используем этот простой прием в домашних условиях, зачастую даже не осознавая этого. Применяй его и на работе, передавая незначительные задачи сотрудникам или коллегам, чтобы освободить время для выполнения обязанностей, соответствующих твоим навыкам.
Никогда не говори «да»
Возможно, ты заметишь, что коллеги будут искать оправдания, чтобы избежать выполнения поручений, а некоторые и вовсе категорически откажутся. Это говорит о том, что они также разбираются в вопросах эффективного управления временем, ведь один из ключевых принципов, например, гласит: «Цени свое время», то есть учись говорить «нет» недобросовестным сотрудникам, пытающимся переложить на тебя часть своих обязанностей, и нежелательным посетителям, отнимающим твои драгоценные минуты. Не стоит пытаться делегировать задачи таким людям – скорее всего, это не принесет результата. Вместо этого, бери пример с их уверенности, развивай твердость характера и научись отстаивать свою позицию перед коллегами, которые привыкли видеть в тебе человека, готового всегда помочь и пожертвовать своим временем ради решения их личных вопросов.
Полный порядок!
Приведите в порядок свои документы, компьютер и рабочий стол. Ведь шестое правило экономии времени предполагает, что у каждой вещи должно быть определенное место, чтобы избежать траты времени на поиск необходимого документа, соглашения о поставке мебели или формы заказа. Это же справедливо и для ваших домашних документов. Вы сможете быстро назвать местонахождение инструкции к DVD-проигрывателю или найти договор с телефонной компанией за несколько минут? Не всем из нас свойственна такая пунктуальность и организованность. Однако систематизация бумажной массы и упорядочивание документов, счетов и фактур позволит существенно сэкономить время и нервы при поиске нужной бумаги. Создайте отдельные папки для чеков, гарантийных талонов, руководств по эксплуатации техники, договоров на оказание услуг, квитанций об оплате коммунальных платежей, важных документов, результатов исследований и медицинских выписок. Потратьте один-два часа на организацию ваших бумаг, и это время окупится.
Совмещай и властвуй!
В течение суток количество часов не увеличится, однако вы можете значительно повысить эффективность использования времени, объединяя приятные занятия с полезными делами, а также полезные дела с еще более продуктивными. Объединение обязанностей – это седьмое правило управления временем, которое чаще всего применяется к домашним хлопотам, чем к работе в офисе. К примеру, во время просмотра фильма или ток-шоу вы можете перегладить большое количество белья, провести ревизию одежды в шкафу, проверить математические задачи сына, пришить пуговицу на рубашку мужа, выполнить упражнения на пресс, покрутить спортивный обруч или сделать маникюр с нанесением лака. По возвращении с работы можно решить сразу несколько задач: поместить мясо в духовку, обеспечив семью вкусным ужином, а пока оно запекается и покрывается румяной корочкой, самое время принять ванну с расслабляющими маслами и снять напряжение после рабочего дня. Пока на плите варится борщ, у вас найдется время покрошить салат, вымыть раковину или привести в порядок кухню. Занятия на велотренажере можно совмещать с чтением книг или конспектированием при подготовке к экзамену. Однако специалист по управлению временем Арнольд Беннет решительно осуждал чтение газет в транспорте, считая это главным вором времени. И это не случайно, ведь за 40 минут в пути на работу вы можете успеть выполнить упражнения по английскому, запомнить несколько десятков новых слов, обдумать текст важного письма или речи, прочитать пару глав из книги по специальности – или пролистать 30 страниц глянцевого журнала. Что для вас приоритетнее?
Чтобы время, проведенное в пути или в ожидании приема у врача, не вызывало дискомфорта, используйте его для размышлений, чтения или решения текущих дел – тогда вечер можно будет посвятить общению с близкими или посещению магазинов.
В процессе выполнения обыденных задач, например, купания, прогулок на свежем воздухе, уборки, стирки или мытья посуды, мозг может быть занят решением проблем и планированием важное мероприятие или принять верное решение. Недаром Агата Кристи придумывала сюжеты своих детективов во время мытья посуды, а Архимед сделал свое знаменитое открытие во время принятия ванны. Это происходит потому, что наше подсознание все время работает над проблемами, которые мы себе ставим, и во время таких простых механических дел оно выдает нам ответы на вопросы и решение проблем. Используй любые возможности для совмещения дел, задавай себе вопрос: «Что еще я могу сделать сейчас, помимо того, что уже делаю?» и не упускай случая сохранить свое время. Например, ты можешь сэкономить время на поиске подарков, если приобретешь памятные вещицы заранее. Если, заходя в магазин посуды за новым заварочным чайником, ты замечаешь набор для суши, о котором мечтает твоя подруга, сделай покупку сразу. Так тебе не придется возвращаться в магазин еще раз и специально посвящать время поиску удачного подарка. Собираясь в салон красоты, старайся сделать все необходимые процедуры за одно посещение. Так, ты можешь начать делать маникюр, затем переместиться в парикмахерское кресло для окраски волос, а во время воздействия краски успеть покрыть ногти лаком, покрасить ресницы или придать форму бровям. Процедуры по уходу за телом у косметолога можно совмещать с программами для лица и т. д. А сколько всего можно переделать во время разговоров по радиотелефону! Разумеется, речь идет не о междугородних звонках, деловых переговорах или беседах с подругой, которую ты не видела с окончания школы. А вот во время ежедневных звонков мамы, которая описывает тебе поход к врачу, цены на мясо на Центральном рынке и содержание последнего выпуска «Окон», ты с чистой совестью можешь проверить электронную почту, вытереть пыль с телевизора, найти бланки на оплату коммунальных услуг, распечатать реферат и отправить SMS любимому.
Книга расходов и доходов (времени)
Начни вести дневник, фиксируя в нём, как ты используешь своё время. Небольшого периода наблюдений, около недели или двух, будет достаточно, чтобы осознать, например, что чтение журналов занимает значительно больше времени, чем кажется, и что отказ от просмотра телепередач позволит найти время для занятий пилатесом или посещения курсов антицеллюлитного массажа. Проанализируй, на что были потрачены твои часы, какая деятельность даёт ощутимый результат, а какая лишь замедляет прогресс, и кто или что заставляет тебя тратить время впустую. Получив ответы на эти вопросы, ты сможешь внести коррективы в свои планы и предотвратить подобные ошибки в дальнейшем.
Не разводи макулатуру
Избавься от ощущения перегруженности бумагами и электронными файлами – выдели небольшое количество времени для обработки входящих документов, писем и сообщений сразу, чтобы потом не возвращаться к ним. Не откладывай их в долгий ящик: ставя свою резолюцию или отвечая на письмо, внимательно изучи содержание. У тебя есть веские основания для этого. Прежде всего, ты уже потратила время на ознакомление с документом, и остается лишь завершить работу с ним, в то время как повторное обращение к нему потребует нового прочтения и анализа. Кроме того, существует риск, что документ просто затеряется среди прочих, и ты упустишь важную информацию или потеряешь контакт с деловым партнером, не ответив на его сообщение вовремя.
Расписание для сов и жаворонков
Попробуй определить, в какой период дня ты наиболее продуктивен и полон сил. Если ты «жаворонок», планируй выполнение самых значимых задач на вторую половину дня, а менее важные дела переноси на вечер. По крайней мере, признай, что неразумно расходовать утренние часы, наполненные энергией, на пустые разговоры в мессенджерах или просмотр интернет-ресурсов, даже если они посвящены экономике. Зато, когда ты справишься с большим объемом работы и твоя энергия начнет иссякать, ведение блога или чтение специализированного издания станет приятным способом расслабиться и вознаградить себя за результативный труд. А для «сов», чье рабочее время начинается рано утром, не будет ничего плохого в том, чтобы посвятить утро неторопливому изучению документов или участию в онлайн-обсуждениях, поскольку они с лихвой возместят свою утреннюю пассивность после обеда, когда эффективность коллег-«жаворонков» начнет снижаться.
Вот ключевые принципы эффективного управления временем. Однако есть и другие приемы, которые помогут тебе более продуктивно планировать свое время и предотвратить его нецелевое использование. Чтобы узнать о них подробнее, рекомендуем ознакомиться с книгой «Гуру менеджмента» (глава «Эффективный тайм-менеджмент») Джона Адаира и «Организация времени» Глеба Архангельского – единственным на сегодняшний день трудом подобного рода, созданным русским автором с учетом особенностей менталитета.
Начать новую жизнь и освоить искусство управления временем никогда не поздно. Арнольд Беннет справедливо отмечал, что ценность постоянного ощущения доступности времени заключается в том, что мы не можем потратить будущее время впустую. Следующий год, следующий день, следующий час ожидают нас, совершенно нетронутые, как будто мы никогда не тратили время без цели и бессмысленно на протяжении всей своей жизни. Поэтому начните создавать собственную историю об обретенном, увеличенном и продуктивно использованном времени прямо сейчас, в этот момент!
