Недавно вы заняли должность руководителя, и сразу же вам предложили подобрать нового сотрудника в отдел. Задание кажется простым. На размещенное в сети объявление откликнулись двадцать соискателей, вы отобрали наиболее перспективные резюме и назначили собеседования. Коллеги поделились с вами информацией, предупредили о возможных сложностях и дали необходимые инструкции… И все же вы испытываете волнение. Это вполне естественно. Первое собеседование в роли интервьюера – задача, требующая максимальной ответственности, и к ней следует отнестись со всей серьезностью.
Ты совсем недавно заняла место руководителя, и вот тебе необходимо найти нового сотрудника для своего отдела. На первый взгляд, задача несложная. На размещенное в сети объявление откликнулись двадцать человек, ты выбрала наиболее перспективные резюме и назначила собеседования. Коллеги поделились с тобой информацией, предупредили о возможных сложностях и дали необходимые инструкции… Тем не менее, ты испытываешь волнение. Это вполне естественно. Первое собеседование, проведенное тобой, – задача, требующая максимальной ответственности и серьезного подхода.
Время и место
Перед собеседованием необходимо подготовиться. И не только в психологическом плане. Попроси секретаря приемной предупредить о вашем визите. Это поможет избежать недоразумений и лишних вопросов к посетителям. Вырази надежду на её содействие – после такой просьбы она, скорее всего, выполнит все необходимые действия.
Определитесь, где будет проходить встреча. Ваш кабинет – оптимальный вариант для проведения собеседования. Однако, если вы работаете в общем офисе с коллегами, постарайтесь выбрать более тихое и изолированное место. Это может быть свободная переговорная комната или комната отдыха, где вы сможете предложить гостю кофе во время беседы. Важно, чтобы вас не перебивали и не отвлекали.
Убедись, что в помещении нет неприятных, резких ароматов, а также настройте кондиционер на оптимальную температуру. Иначе, перегрев или запах краски могут вызвать у вашего собеседника недомогание, и вы можете ошибочно решить, что он просто выглядит утомленным.
В переговорной, где я проводил собеседования, присутствовали крупные старинные часы. Каждый час они издавали хрипящий звук, после чего громко били, что мешало вести беседу.
Встречают по-прежнему по одежке
Поддерживай себя в отличной форме, как физически, так и морально. Перед собеседованием крайне важно обеспечить себе полноценный сон. Однообразные голоса могут вызывать сонливость. Хотя маловероятно, что ты заснешь во время первого самостоятельного интервью, к пятидесятому уже можешь начать зевать – и это не приветствуется.
Следи за своим внешним видом и поведением, чтобы они соответствовали информации о правилах внутреннего распорядка, которую ты будешь доносить до кандидата – даже если сегодня пятница, начальство, тот, о ком Клео так много пишет, отправился в отпуск, и теперь некому сделать тебе замечание по поводу слишком небрежной кофточки.
И, пожалуйста, не задерживайся! Проявляй вежливость в деталях. Деловые пути непредсказуемы. Сегодня ты общаешься с секретаршей, а завтра она может стать супругой важного клиента. Рекомендуется всегда быть дружелюбной и внимательной ко всем, это пойдет на пользу как твоей карьере, так и репутации твоей компании.
О чем бы спросить?
Обязательно заранее поработай с резюме. Это позволит существенно сэкономить ваше время. Обозначьте карандашом те моменты, которые требуют уточнения, и добавьте подсказки с вопросами. Четко сформулируйте для себя: что вам уже известно о кандидате, а что вы хотите выяснить в ходе первой встречи. В этом вам пригодится перечень должностных обязанностей и ключевых компетенций. Выясните у коллег или самостоятельно, какая информация, полученная от соискателя, станет явным преимуществом или недостатком. Запомните основные вехи биографии кандидата, чтобы не допускать ошибок в датах и задавать уместные вопросы.
Подготовь перед собой чистый лист бумаги для заметок. Однако старайся не отвлекаться, чтобы не упустить важные детали беседы.
Знакомство
В начале встречи мы, сознательно или бессознательно, проводим оценку друг друга, определяем подходящий стиль общения и стараемся найти общий язык.
Для того чтобы разговор завязался легче, после приветствий и знакомства используйте технику small-talk: улыбнитесь и задайте несколько нейтральных вопросов, демонстрируя заботу и интерес к собеседнику.
«Легко ли вы нашли дорогу? Как там в городе, большие пробки? Не застали вас дождем? Мы с вами так долго общались, и я очень рада, что наша встреча состоялась! Позвольте собеседнику улыбнуться и немного отдохнуть. Затем можно перейти к более деловой манере общения.
В самом начале разговора обязательно представьтесь. Также рекомендуется обращаться к кандидату по имени, чтобы привлечь его внимание и сформировать доверительную обстановку.
Не лишним будет также уточнить, о какой именно должности идет речь, и предложить наиболее подходящий способ общения. К примеру: «Наша встреча посвящена обсуждению вакансии менеджера в отделе электротехнического оборудования. Если вы не возражаете, я предлагаю начать с нескольких вопросов о вашем профессиональном опыте. Затем я предоставлю более детальную информацию о вакансии, и мы сможем обсудить возможности совместной работы».
Время — деньги
Беседа с потенциальным охранником ночного клуба, несомненно, займет гораздо меньше времени, чем собеседование с возможным финансовым директором. Обычное интервью длится от двадцати минут до полутора часов. Сколько времени отводить на конкретную встречу – решаешь ты.
В первую очередь, во время собеседования важно, чтобы вы руководили процессом. Оптимальное соотношение ваших высказываний и высказываний кандидата должно составлять 20:80. Внимательно слушайте, задавайте целевые вопросы и корректируйте ход беседы. Большинство людей склонны говорить много, особенно о вещах, которые, по их мнению, выставляют их в выгодном свете. Однако не стоит опасаться прерывать кандидата – делайте это аккуратно, но уверенно: «Это любопытно. Но, кажется, мы отклонились от темы – вернемся, пожалуйста, к…»
Иногда приходится с трудом добиваться от некоторых кандидатов более содержательных ответов. Если на ваши вопросы они отвечают кратко («был», «да», «как обычно», «не знаю, о чем говорить»), попробуйте побудить их к более подробному рассказу о чем-то позитивном. Например, спросите: «Что вам больше всего нравится в вашей работе? Какие у вас воспоминания о первом рабочем дне? С какими коллегами у вас сложились особенно теплые отношения?»
Иногда полезны неожиданные действия. Однажды я обратилась к кандидату с вопросом: «Пожалуйста, простите меня, я как-нибудь вас беспокою?». Собеседник был удивлён. «А что заставило вас так думать, почему вы общаетесь со мной столь сдержанно?». И тут мне пришлось удивиться в ответ. «Я полагал, что так и нужно поступать…» После этого человек преобразился: он стал более разговорчивым, начал шутить и оказался настоящим профессионалом в своей области.
Верный тон
Человек, проводящий собеседование, в сложившейся обстановке он обладает определенными правами и способен существенно повлиять на исход собеседования с кандидатом. Иногда возникает желание высказаться в назидательной, критической или агрессивной манере. Однако это чревато рисками и не является уместным, особенно при общении с людьми, занимающими более высокое положение, старше по возрасту или хорошо знакомыми с процедурой интервью. Попытка вести себя как более авторитетная фигура может привести к неловкой ситуации, если ты потеряешь нить разговора, растеряешься или выдашь недостаток опыта. Также не стоит льстить кандидату. Следует воздерживаться и от излишней жалости: если твой собеседник окажется внимательным слушателем, он может затянуть беседу и отнять у тебя значительную часть запланированного времени. Наиболее эффективная роль на первых этапах собеседования – это нейтральное, равноправное партнерство. В самых сложных ситуациях можно использовать следующий прием: (поглядывая на часы) «Иван Аркадьевич, простите, что я вас прерываю. У нас осталось всего пять минут, поэтому, пожалуйста, сосредоточьтесь и подумайте: что вы хотели бы от меня услышать или, может быть, рассказать мне в оставшееся время».
Использование стрессовых техник интервью, таких как провокации, обвинения и неожиданные вопросы, создающие затруднительное положение для кандидата, не рекомендуется без уверенности в способности управлять эмоциональной реакцией как самого интервьюера, так и кандидата. Подобные методы лучше доверить профессиональным психологам.
То, о чем нельзя спрашивать
Специфика работы российского рекрутера заключается в возможности задавать вопросы на любые темы, которые могут отразиться на результативности проекта. Главное – уметь правильно выстроить коммуникацию.
Предположим, что вам требуется сформулировать сложный вопрос. Вот лишь некоторые из вероятных вариантов.
Обоснуй свою заинтересованность. «Простите, Маша, я не могу удержаться от вопроса о вашем здоровье, поскольку регулярные поездки – необходимое условие для занятия этой должности». «Понимаете, Софья, директор обязательно спросит меня о том, не собираетесь ли вы вскоре заводить детей. Давайте как-то определимся, ведь в наших с вами интересах реально оценивать ситуацию».
Если кандидат не отвечает, постарайся получить ту немногочисленную информацию, которая необходима для оценки возможностей совместной работы: «Игорь, скажи, пожалуйста, та сложная ситуация в твоей личной жизни, о которой ты не хочешь рассказывать, – разрешилась ли она и не отразится ли на твоей работе?»
Если собеседник не расположен к общению и не соответствует требованиям вакансии, не стоит тратить время на вопросы. Обычно успешными становятся те, кто адекватен и готов к конструктивному диалогу. С ними просто легче находить общий язык и с руководством, и с клиентами.
На прощанье
В заключение разговора не забудь поблагодарить гостя за то, что он уделил тебе время. Независимо от того, насколько успешной оказалась встреча, важно, чтобы посетитель оставил тебя с позитивными впечатлениями. Даже если он не присоединится к твоей команде сегодня, возможно, в будущем ваши пути снова пересекутся. И даже в случае, если вы больше не увидитесь, он может поделиться с деловыми партнерами своим опытом приятного общения с тобой как с представителем компании. Это – действенный и ненавязчивый способ продвижения бренда.
Также договорись при расставании, что ты сообщишь решение по результатам собеседования в удобной для вас обоих форме и в оговоренный срок, – и выполни обещание. Даже простое электронное письмо с «надеждой на будущее сотрудничество» намного лучше, чем неопределенность и обманутые ожидания.
Если этот кандидат потенциально может быть ценен для вашей компании в перспективе, сохраните его контактные данные вместе с небольшой справкой и заметками о встрече (указав причину отказа). Это позволит сэкономить время в случае повторной отправки резюме на аналогичную позицию и создаст возможность для взаимовыгодного сотрудничества в будущем.
