Как перейти на электронные трудовые книжки: подробная инструкция

Как перейти на электронные трудовые книжки: подробная инструкция. Преимущества и недостатки электронных трудовых книжек.

С начала 2021 года в Российской Федерации предусмотрен отказ от бумажных трудовых книжек, замена их электронной формой. Эксперты обозначили положительные и отрицательные стороны этого нововведения и предоставили рекомендации для работодателей относительно дальнейших шагов.

Понятие электронной трудовой книжки

Цифровая версия электронной трудовой книжки формируется и применяется как замена традиционному бумажному документу, либо совместно с ним. В конечном итоге она станет доступна всем работникам, оформленным в соответствии с законом.

Данный цифровой аналог содержит почти полный объем информации, который обычно фиксируется в традиционной бумажной версии:

место работы и периоды занятости;
должность (специальность, профессию);
квалификацию (категорию, класс);
включая даты начала работы, перевода на другую должность и окончания контракта;
основания для расторжения трудового договора.

Индивидуальный предприниматель, использующий электронные трудовые книжки, может удостовериться в корректности учета данных, используя сервисы, предоставляемые порталом Госуслуг и Социальным фондом России.

Выписку из электронного табельного картотечного учета в бумажном виде можно запросить у работодателя, а также в отделениях Пенсионного фонда или в Центре «Мои документы», вне зависимости от места нахождения организации и места проживания запрашивающего.

Интересно! Земельный налог для юридических лиц в 2021 году

Основные нововведения

С 1 января 2020 года предусмотрено два способа ведения трудовых книжек – традиционный бумажный и электронный (на платформе пенсионного фонда). С этой же даты работодатели обязаны сообщать сведения о занятости каждого сотрудника в цифровом виде.

Начиная с 1 января 2021 года, работник обязан выбрать, в какой форме он будет вести трудовую документацию: только в цифровом виде или в сочетании бумажных и электронных носителей.

Создание электронного табельного учета возможно только при взаимном согласии работодателя и работника, при этом отказ от использования бумажных документов допускается.

Гражданам, которые начали свою профессиональную деятельность после 1 января 2021 года, соответствующий документ автоматически формируется в цифровом формате.

Изменения, вносимые работодателем в формат трудовой книжки

Новый порядок заполнения трудовых книжек обязывает организации выполнить ряд шагов в соответствии с разработанной методикой перехода.

Разработка внутренних документов, регламентирующих действия по переводу трудовых книжек в электронный формат и определяющих ответственного за этот процесс

Внедрение любой инновации в компании обычно начинается с одобрения плана реализации. Например, это может быть оформлено в виде приказа о переходе на электронный документооборот.

Также необходимо оформить документ, назначающий сотрудника, который будет отвечать за ввод данных в электронный вид. Им может являться сотрудник отдела кадров или другой работник организации.

Разработка или модернизация технической инфраструктуры с целью подготовки к предоставлению данных

В ходе данной фазы оценивается функциональность программного обеспечения для передачи электронных документов в Пенсионный фонд. Кроме того, требуется разработать адресную почту, которую будут использовать служащие для направления запросов на получение требуемой информации.

Разработка текстов сообщений об изменении структуры ТК

Работодатель сообщает работникам о порядке перехода на электронные трудовые книжки и информирует их о возможности продолжения ведения бумажной версии. В соответствии с нормативными актами Российской Федерации, данные уведомления оформляются письменно.

Сообщить персоналу возможно двумя путями: посредством общего информационного сообщения с подтверждением ознакомления или путем создания индивидуальных уведомлений для каждого члена коллектива.

Интересно! Земельный налог для юридических лиц в 2021 году

Проверка бумажных трудовых книжек

Прежде чем переходить к использованию электронной трудовой книжки, важно проверить достоверность данных, указанных в её бумажном аналоге. При этом следует тщательно убедиться в корректности следующей информации:

наименование предприятия/организации;
Информация о сотруднике включает его должность, а также личные сведения: полное имя, дата рождения, профессиональная область и уровень образования.
даты начала деятельности на предприятии, переводов и прекращения трудовых отношений;
данным распоряжений о приеме и освобождении от должности.
В документах об окончании трудовых отношений следует указывать ссылки на соответствующие положения Трудового кодекса, а также использовать корректные формулировки.

Добавление сведений в местные нормативные документы организации

В локальных актах организации должны быть зафиксированы все изменения и дополнения, связанные с трудовыми книжками, включая, например, инструкцию по делопроизводству. Работодателю требуется определить порядок передачи, хранения и обработки электронных сведений о трудовой деятельности работников, а также способ их предоставления.

В должностную инструкцию кадровика (или лица, замещающего его) также вносятся изменения, касающиеся обязанностей по созданию электронной базы данных, подготовке отчетности и проведению других мероприятий, связанных с обработкой информации о трудоустройстве сотрудников.

Формирование отчетной документации

Для обеспечения передачи данных в Пенсионный фонд относительно трудоустройства персонала организации обязаны составлять отчетные документы по форме СЗВ-ТД и представлять их. Начиная с января этого года, эти сведения должны быть переданы до пятнадцатого числа месяца, последующего за месяцем начала работы сотрудника, его перевода или прекращения контракта.

Когда в компании работает более 25 человек, предоставляемые данные заверяются квалифицированной электронной подписью.

Начиная с 1 января 2021 года, работодатели, наряду с ежемесячным отчетом по форме СЗВ-ТД, обязаны сообщать информацию о приеме сотрудников на работу и расторжении трудовых договоров. Данные сведения следует передавать в Пенсионный фонд не позднее дня, следующего за днем подписания соответствующего приказа.

Уведомление персонала

Работники, получившие предварительное уведомление о планируемых корректировках, обязаны определить предпочтительный метод учета трудовой деятельности и передать свой выбор администрации организации до конца декабря 2020 года посредством подачи письменного запроса.

Если сотрудник отказался от бумажного варианта трудовой книжки, работодатель обязан ее вернуть после 1 января 2021 года.

Преимущества и недостатки цифровых версий

Подобно любому иному документу, электронный аналог обладает определенными преимуществами и недостатками.

Преимущества:

Вероятность возникновения опечаток или искажения сведений уменьшается, поскольку данные вводятся посредством автоматизированной системы, а не вручную сотрудником.
Все участники процесса (Социальный фонд России, наниматель, сотрудники) обладают полным доступом к данным, хранящимся в тарифном коридоре. Это существенно облегчает процедуру оформления разнообразных выплат, в том числе пенсионных пособий.
Электронный билет не может быть утерян, как это может случиться с бумажным, и не повреждается при физическом воздействии.
При переходе на новое место работы не потребуется получать и передавать бумажную версию документа.
Использование цифрового формата существенно упрощает работу с документом, что является важным преимуществом в период действия карантинных мер.
И работодатели, и контролирующие органы составляют статистические и аналитические отчеты, а работники могут оперативно убедиться в корректности представленной информации.

Интересно! Вклады, превышающие 1 миллион рублей, облагаются налогом

Недостатки:

Предприятие будет вынуждено покрывать затраты, связанные с организацией системы отслеживания сотрудников и получением цифровой подписи.
Существует обеспокоенность среди населения относительно возможной утечки данных из единой электронной базы. Однако создатели проекта заверяют, что информационная система пенсионного фонда, прошедшая сертификацию в соответствии с законодательством о защите персональных данных, гарантирует безопасность полученных материалов.
В электронной версии отсутствуют разделы с информацией о премиях, наградах, образовательной квалификации, роде занятий и профессиональной специализации.

Итоги

Изменения в нормативно-правовую базу регулирования трудовых отношений предусматривают внедрение новой модели учета данных по трудовому стажу начиная с первого числа 2021 года.

Если работники хотят получить бумажную версию документа, они обязаны проинформировать об этом своего работодателя до 31 декабря 2020 года.

Для лиц, поступивших на работу после указанной даты (1 января 2021 года), оформление трудовой книжки производится исключительно в электронном виде.