Как получить электронную трудовую книжку: подробное руководство. Плюсы и минусы электронных трудовых книжек.
В России с 1 января 2021 года ожидается переход на электронные трудовые книжки. Эксперты перечислили преимущества и недостатки нового формата, а также проинструктировали работодателей по порядку действий.
Понятие электронной трудовой книжки
Цифровая трудовая книжка доступна в электронном виде, заменяя традиционный бумажный вариант или применяясь вместе с ним. В итоге все работающие граждане получат такую запись о своей трудовой деятельности.
Цифровой документ вмещает почти все сведения из бумажного варианта.
- место работы и периоды занятости;
- должность (специальность, профессию);
- квалификацию (категорию, класс);
- Даты начала работы, перевода и завершения трудового договора.
- основания для расторжения трудового договора.
В случае необходимости бумажную версию выписки из ЭТК можно получить у работодателя, в отделении Пенсионного фонда России или в центре «Мои документы», не зависимо от местонахождения организации и проживания гражданина.
Интересно! Земельный налог для юридических лиц в 2021 году
Основные нововведения
С первого января 2020 года доступны два варианта ведения трудовых книжек: бумажный и электронный (на сайте ПФР). С той же даты работодатель должен сообщать сведения о деятельности каждого работника в электронном формате.
С 1 января 2021 года работнику предстоит выбрать способ ведения трудового документа: полностью в электронном виде или в комбинированном — как на бумаге, так и в электронном.
Для создания ЭТК без бумажного носителя работодатель обязан получить согласие сотрудника.
С 1 января 2021 года лицам, начинающим трудовую деятельность впервые, документ выдают автоматически в электронной форме.
Изменение формата трудовой книжки со стороны работодателя.
Новая система ведения трудовых книжек предъявляет к работодателям конкретные требования, изложенные в пошаговом руководстве по переходу.
Разработка внутренних приказов об изменениях в форме трудовой книжки и определении ответственных лиц.
Каждая нововведение в фирме начинается с плана мероприятий, который может быть опубликован приказом по основной работе о переходе к электронной форме трудового договора.
Развитие инфраструктуры для подготовки к информационному обмену.
На данном этапе оцениваются возможности программного обеспечения для передачи цифровой информации в Пенсионный фонд России. Кроме того, нужно создать электронный почтовый ящик для сотрудников, которые будут использовать его для подачи заявок на получение требуемых данных.
Разработка шаблонов сообщений о смене формата транспортной квитанции.
Работодатель сообщает сотрудникам о правилах использования электронных трудовых книжек и информирует о праве хранить трудовую книжку в бумажном виде. Законодательство Российской Федерации обязывает производить уведомления письменно.
Сотрудников можно оповестить двумя путями: рассылкой общего письма с подписями или оформлением отдельного уведомления для каждого работника.
Интересно! Земельный налог для юридических лиц в 2021 году
Проверка бумажных трудовых книжек
Перед внедрением электронной версии трудовой книжки требуется проверить точность данных, записанных на бумаге. Важно обратить особое внимание на следующие сведения:
- наименование предприятия/организации;
- Должность сотрудника и его личная информация (фамилия имя отчество, дата рождения, область деятельности, квалификация).
- Начала работы, переводы и завершения трудового соглашения на предприятии по годам.
- Данные приказов о приеме на работу и об увольнении.
- Ссылки на статьи Трудового кодекса и формулировки увольнения в документах.
Добавление новых данных в распоряжения компании.
Все изменения и дополнения, касающиеся трудовых книжек (например, инструкция по делопроизводству), должны быть отражены в локальных актах предприятия. Работодателю необходимо указать, как будут доставляться, храниться и обрабатываться электронные данные о работе сотрудников, а также как их выдавать.
В должностную инструкцию кадрового работника (заменяющего) вносят дополнения, поскольку его ответственностью являются формирование электронной базы данных, подготовка отчетов и выполнение иных действий по обработке информации о занятости сотрудников.
Формирование отчетной документации
Для предоставления ПФР сведений об занятости персонала нанимателю нужно формировать и сдавать отчетную документацию по форме СЗВ-ТД. С января текущего года указанная информация предоставляется до пятнадцатого числа месяца, следующего за месяцем начала деятельности в организации, перевода либо увольнения.
С первого января двадцать двадцать одного года помимо ежемесячного отчета по форме СЗВ-ТД работодатель будет предоставлять отдельную информацию о поступлении сотрудников на работу и прекращении трудовых отношений. Информация направляется в Пенсионный фонд не позднее дня, следующего за днем издания приказа.
Уведомление персонала
Сотрудники, получившие предварительное оповещение об upcoming изменениях, обязаны до 31 декабря 2020 года выбрать способ ведения документа и направить работодателю заявление о своем решении.
В случае отказа работника от ведения трудовой книжки в бумажном виде, работодатель обязан возвратить её . 1 января 2021 года.
Преимущества и недостатки цифровых версий
Подобно обычным документам, цифровые копии обладают как преимуществами, так и недостатками.
Преимущества:
- Благодаря автоматизации заполнения формы снижается риск появления ошибок и ложной информации.
- Все участники процесса ( Пенсионный фонд России, работодатель, сотрудники) могут получить всю информацию из трудовой книжки. Это ускоряет оформление всех выплат, включая пенсионные.
- ЭТК не поддается потере, как бумажный аналог, и не чувствительна к механическим воздействиям.
- При перемене работы отпадает необходимость получать и предоставлять физический документ новому работодателю.
- В цифровом формате работать с документами удобнее, это актуально во время карантина.
- Надзорные инстанции, равно как и работодатели, составляют статистические и аналитические отчеты, а работники могут без труда проверить точность введённой информации.
Интересно! Налогообложение депозитов превышающих один миллион рублей.
Недостатки:
- Настройка системы учета сотрудников и оформление электронных подписей лягут на долю работодателя.
- Многие боятся утечки данных из ЭТК. Разработчики заявляют, что база ПФР, сертифицированная по закону о защите персональной информации, гарантирует сохранность полученных сведений.
- В электронном варианте отсутствуют страницы с информацией о наградах, поощрениях, полученном образовании, профессии и специальности.
Итоги
С 1 января 2021 года вследствие внесенных изменений в трудовое законодательство начинает действовать новая форма ведения трудовых книжек.
Работники, которые хотят оставить бумажную версию документа, нужно предупредить начальника до 31 декабря 2020 года.
С 1 января 2021 года для вновь принятых сотрудников трудовые книжки ведётся исключительно в электронном виде.