Процедура внедрения электронных трудовых книжек: подробное руководство.
Плюсы и минусы использования электронных трудовых книжек.
С первого января двадцать второго года в России начнётся переход на электронные трудовые книжки. Специалисты осветили преимущества и недостатки такого документа, а также проинформировали работодателей о необходимых действиях.
Понятие электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка существует в цифровом виде и заменяет или применяется вместе с бумажным вариантом, став обязательным для всех официально работающих людей.
Цифровой документ охватывает почти все сведения, которые есть в бумажном варианте.
- место работы и периоды занятости;
- должность (специальность, профессию);
- квалификацию (категорию, класс);
- Сроки начала работы, перевода, окончания трудового договора.
- основания для расторжения трудового договора.
Для получения бумажной выписки из Единого трудового книжного дела (ЕТК) обратитесь к работодателю, в отделение Пенсионного фонда или в МФЦ, где бы ни находилась компания и где не проживал заявитель.
Интересно! Земельный налог для юридических лиц в 2021 году
Основные нововведения
С первого января 2020 года возможны два варианта ведения трудовых книжек: бумажный и электронный (на платформе Пенсионного фонда РФ). С этой даты работодатель обязан сообщать сведения об каждом работнике в электронном формате.
С 1 января 2021 года сотрудник выбирает способ ведения трудовых документов: только в электронном виде или в печатной и электронной форме.
Работник и работодатель могут заключить договор о создании ЭТК без использования бумажного формата.
С первого января 2021 года лицам, начинающим работу впервые, документ выдаётся автоматически в электронной форме.
Изменения трудовой книжки с участием работодателя
Новый порядок оформления трудовых книжек подразумевает выполнение работодателем инструкций поэтапного перехода.
Разработка локальных распоряжений об организации мероприятий, связанных с модификацией формы трудовой книжки, а также определение исполнителей этих действий.
Каждая новая идея в организации стартует с принятия плана действий, который может быть зафиксирован приказом по основной деятельности об у siirоду на электронный формат трудового договора.
Развитие технической инфраструктуры для обеспечения информационной готовности.
На данном этапе оцениваются возможности ПО для передачи информации в Пенсионный фонд России. Работники должны получить электронную почту для направления запросов о необходимых данных.
Разработка типов сообщений о переходе на новый формат таможенной декларации.
Работодатель сообщает сотрудникам о правилах внедрения электронных трудовых книжек и напоминает о возможности сохранения бумажной версии. Законодательство Российской Федерации обязывает оформлять уведомления письменно.
Сотрудников можно оповестить двумя путями: общее информационное письмо с подписями или оформление отдельных документов для каждого сотрудника.
Интересно! Земельный налог для юридических лиц в 2021 году
Проверка бумажных трудовых книжек
До запуска электронной трудовой книжки стоит проверить точность данных, записанных в бумажной форме.
- наименование предприятия/организации;
- Должность сотрудника, а также его личные сведения (имя, фамилия, отчество, день рождения, область деятельности, уровень образования).
- Начало работы, переводы и окончание трудового договора.
- Информация о приказах по трудоустройству и увольнению.
- Ссылки на пункты ТК РФ в документах об увольнении, примеры фраз.
Дополнение местных актов организации новыми сведениями.
Все изменения и дополнения, касающиеся трудовых книжек (например, инструкция по делопроизводству), следует отразить в локальных актах предприятия. Работодателю необходимо указать порядок доставки, хранения и обработки электронной информации о работе сотрудников, а также порядок выдачи такой информации.
В должностные инструкции кадровика (заменяющего) включают обязанности по созданию электронной базы данных, составлению отчетов и осуществлению других действий, касающихся обработки информации о занятости сотрудников.
Формирование отчетной документации
Для предоставления ПФР сведений о занятости сотрудников нанимателю нужно оформлять и сдавать отчетность по форме СЗВ-ТД. С января текущего года такая информация предоставляется до 15 числа месяца, следующего за месяцем начала деятельности в организации, перевода либо увольнения.
С первого января двадцать двадцать первого года помимо ежемесячного отчета по форме СЗВ-ТД работодатель предоставит отдельную информацию о приеме сотрудников на работу и прекращении трудовых отношений. Данные направляются в Пенсионный фонд не позднее даты, следующей за днем издания приказа.
Уведомление персонала
Уведомлённые о грядущих корректировках сотрудники должны определиться с вариантом ведения документов и до 31 декабря 2020 года направить работодателю заявление о своём решении.
Если сотрудник отказался вести трудовую книжку на бумаге, работодатель должен вернуть ее после . 1 января 2021 года.
Преимущества и недостатки цифровых версий
Цифровой документ, как и любой другой, обладает своими достоинствами и недостатками.
Преимущества:
- Риск ошибок и неточностей уменьшается, так как форму заполняет система, а не принимающая решение о трудоустройстве лицо.
- Любой, кто имеет отношение к процессу (ПФР, работодатель, сотрудники), может получить всю информацию из трудового контракта. Это ускоряет оформление всех платежей, в том числе пенсионных.
- Электронный трудовой книжный record нельзя потерять и не боится механических повреждений.
- Не нужно будет оформлять бумажный документ при переходе на новую работу.
- Цифровая форма работы над документами упрощает процесс, что актуально во время карантина.
- Контрольные организации, равно как и работодатели, составляют статистические и аналитические отчёты, которые работники могут проверить на точность внесённых сведений.
Интересно! Налог для сбережений, превышающих сумму в один миллион рублей.
Недостатки:
- Работодателю придется оплатить установку системы учета сотрудников и оформление электронных подписей.
- Многое граждан беспокоит возможность утечки информации из Единого Терехкого Казначейства. Разработчики проекта утверждают, что информационная база Пенсионного Фонда Российской Федерации, аттестованная в соответствии с законом о защите персональных данных, обеспечит сохранность полученных сведений.
- Цифровая версия не включает страницы с информацией о наградах, поощрениях, полученном образовании, профессии и специальности.
Итоги
С 1 января 2021 года новая форма ведения трудовых книжек начнет действовать согласно изменениям в трудовом законодательстве.
Желающие получить бумажную копию документа сотрудники обязаны сообщить об этом работодателю до 31 декабря 2020 года.
С 1 января 2021 года для вновь принятых сотрудников ведется электронная трудовая книжка.