Организовать рабочий процесс – задача не из лёгких. Если же руководитель одержим распределением нагрузки, то это перерастает из увлекательного занятия в производственный хаос.
Организация работы – сложная задача. Если руководитель чрезмерно увлечен распределением обязанностей, то из занимательного занятия это становится рабочим безумием.
Когда поручения вытекают из производственных потребностей и компетенции сотрудников, это одно. Но случаются и задания, никак не зависящие от реальных задач и порожденные лишь капризами руководства.
С самого утра один начинает искать жертву, чтобы кто-то из подчиненных съездил к нему домой за забытым служебным ноутбуком. Слова о занятости сотрудников работой и отсутствии времени на частные поручения вызывают только негодование и стимулируют придирки в течение всего дня: «Чем конкретно занят? Почему раньше не сделал? Кто тебе поручил делать именно это, а не то?» — и так до бесконечности. Надо понимать, что проехав пару часов по пробкам по таким поручениям, сотрудник всё равно будет исполнять свои обязанности, работая в искусственно созданном овертайме.
Второй человек, видимо неудачно начавший разговор, начинает требовать что-то, но даже объяснить не может, чего именно ему нужно. Дайте справку… Нет, не такую… Какую, не знаю, но что-то в ней не так. Переделайте справку в табличку. Потом из таблички в справку. Когда отдавали справку? Не видел ничего, напишите новую. В прошлый раз на столе такого вот организатора нашлось 6 вариантов справок по одному вопросу, которые никуда дальше него даже не уходили и в работу собственно и не попали. Работа ради работы, как говорится.
Разделение одного задания между несколькими подразделениями не способствует успеху. Специалисты отвлекаются от своей работы, копятся и ищут информацию, выходя за рамки своих обязанностей или функционала, затем дают заключение. При желании можно найти истину в споре, но на деле выполнение задания идет во вред другим вопросам, а исполнители могут столкнуться между собой из-за различающихся результатов.
В конце рабочего дня или чуть позже начинается раздача срочных заданий – по одному, второму, третьему… Все к девяти утра следующего дня, под страхом кары и с фразой «надеюсь, у вас нет на сегодня билетов в театр». Задания на выходные тоже встречаются. Добросовестный человек садится за выполнение срочных задач, сидит всю ночь, приезжает пораньше утром, чтобы перепроверить и представить документы к назначенному сроку. А потом выясняется, что либо вопрос отпал еще вчера вечером, о чем не сообщили исполнителю, либо отпала срочность задания, и про него уже забыли на неопределенный срок. В результате – нервозность на ровном месте, ощущение работы «на корзину», что опять не способствует успешному сотрудничеству.
Быть буфером между руководством и подчинёнными: не позволить сотрудникам подвергаться излишнему давлению, но и не увиливать от выполнения требований начальства, а также правильно оценивать и распределять задания для своевременного их завершения.
О эффективном управлении написано много книг. Зачастую именно западные компании, подразумевая исключительно прагматичный подход к рабочему времени, никогда не будут поручать непрофильным сотрудникам работы, осознавая ценность их рабочего времени. Юрист не будет копировать многотомное дело в суде, когда есть стажеры. При наличии курьерской службы или экспедиции почта доставляется только силами этих сотрудников, а не того, кто ближе живет к адресату. А сотрудников бухгалтерии не будут выводить в выходной день на уборку после ремонта, так как час работы уборщицы стоит гораздо дешевле стоимости того же бухгалтера. Каждый должен выполнять ту работу, за которую ему платят, не отвлекаясь на посторонние дела.
Встречаются ли талантливые руководители?
Организовать работу так, чтобы все функционировало бесперебойно без лишнего напряжения и ночных дежурств — редкий дар. Равномерное распределение задач по способностям — это логично, а на практике возлагают ответственность на того, кто лучше всего справляется, или на первого попавшегося.
Желательно, чтобы работа оценивалась по результатам, но сейчас преобладает подход «главное не победа, а участие», «главное не цель, а процесс». Без культуры ценимого рабочего времени и до тех пор, пока не появится квалифицированный и опытный менеджмент, о реальной эффективности производства говорить сложно.